אחד הדברים הקשים ביותר אצל יזמים, בעלי עסקים ובכלל במאה ה21 הוא המחסור בזמן, יש לנו פשוט המון על הראש!

כל כך הרבה דברים להספיק, כל כך מעט זמן.

בפוסט החלטתי לשתף אתכם בשיטת העבודה ״לשבור משימה״ והיא מבוססת על שיטה ידועה שנקראת

GTD – Get Things Done

כולנו מכירים את כאב הראש שאנו צריכים לעשות פרויקט גדול:

״אני לא יודע מאיפה להתחיל״.

בעלי עסקים בישראל

בפועל, אותו פרויקט גדול נדחה מיום ליום ועובר בשלמותו. לא ככה הופכים להיות יותר פרודקטיבים.

הרעיון הוא לפרק את הפרויקט הגדול לחלקים קטנטנים. לתכנן לפרטי פרטים בכדי להוביל להתקדמות ולהצלחת הפרוייקט.

השקעת זמן ומחשבה בתכנון המשימה בכדי שפאזל המשימות יוביל אתכם ליעד ובמקום לגשת לפרויקט ענק פשוט תצטרכו לבצע משימות קטנות שכל אחת מהן תוביל אתכם צעד אחר צעד עד להשלמת הפרויקט

לרדת 5 קילו ב17 ימים. נראה כמו משימה גדולה אך אם נקבל התראה, לבצע הליכה של חצי שעה או לאכול תפוח אלו דברים שהרבה יותר פשוט לנו לבצע ומשימה רודפת משימה תוביל אותנו ליעד.

איך שוברים משימה?

יש משימות שלא ניתן להשלים אותם לא ביום וגם לא בשבוע.

לאותן משימות נקרא ״פרויקט״ והוא מורכב ממשימות ותתי משימות שכל אחת מהם מקדמת אותנו להשגת היעד והמטרה.

פרויקטים גדולים בד״כ נדחים בשל המורכבות שלהם וצורך במשאבים ואנרגיה רבה הדורשים להשלים את אותו הפרויקט.

במדריך קצר כתבתי איך לפרק פרויקט גדול לחלקים קטנים אשר יגרמו לנו להספיק הרבה יותר ויהפכו אותנו ליותר פרודקטיבים

המדריך הקצר ילמד אתכם מיומנות חשובה ויעזור לכם להיות יותר פרודקטיבים בעבודה ובניהול המשימות שלכם.

לצורך הדוגמא: ניקח ״פרוייקט״ שנקרא ״להוריד 5 ק״ג ב17 ימים״

את הדוגמא אדגים בתוכנה לניהול המשימות שלי שנקראת Things 3 אך ניתן להשתמש באותה השיטה בכל תוכנה לניהול משימות

זמנים ויעדים

בתחילת כל פרויקט, חשוב שנקבע תאריך יעד שבו אנו רוצים להשיג את המטרות והיעדים.

לאחר מכן נשב ונחשוב על אלו שלבים וקטגוריות יש בפרויקט ולכל קטגוריה נכתוב משימות קטנטנות. כאשר נסיים את כל המשימות הקטנטנות אז כל הפרויקט יסתיים בשלמותו.

כתיבת כל המשימות ותתי המשימות

בשלב השני ניצוק לתבנית שכתבנו את כל משימות ותתי המשימות של הפרויקט. נשקיע בכך מחשבה ותשומת לב ונוודא שלא שכחנו כלום.

לדוגמא:

משימה קטנה כמו ״הליכה של חצי שעה ביום״ תוכל לקדם אותנו לעבר מטרה גדולה של לרדת 5 קילו.

עלינו לחשוב ולהציב משימות בעלי משמעות אשר מקדמות אותנו למטרה ומהצד השני כמות המשימות היומית ריאליות והגיונות להספק ביום אחד בלבד.

חשוב לזכור:

משימות שהן מעט יותר גדולות ממשימות רגילות נוכל לשבור לתת משימות

כמו כן, חשוב שנחלק את הזמן שלנו בצורה הגיונות ונפעיל התראה ודד ליין לכל משימה בכדי שנוכל להיות בטוחים שברגע שאנו מסיימים יום אחר יום את כל המשימות אנו מתקרבים לסיום הפרויקט והצלחתו

לסיכום:

בכדי להיות פרודקטיבים אנו צריכים לדעת לנהל את הזמן שלנו בצורה טובה. להצליח להתקדם גם אם מדובר במשימות קטנות שאנו אוהבים לעשות וגם בפרוייקטים מורכבים. הרעיון הכללי הוא לפרק את הפרויקט לחלקים קטנים ולחשוב על כל פרט קטן מראש.

כאשר תהליך המחשבה, הפירוק והתזמון מאחורינו כל שנשאר לנו הוא לבצע פעולות ומשימות קטנות אשר יקדמו אותנו לעבר המטרה הגדולה.

על הקשר בין פרודקטיביות לדופמין