תחום האוטומציה העסקית בנסיקה בשנים האחרונות בשל התפתחות הטכנולוגיה (מעבר כמעט מלא לאחסון מידע על ענן) והרצון של ארגונים רבים למקסם את המשאבים העומדים ברשותם.

היכולות להתייעל בתוך הארגון על ידי אימוץ תהליכים אוטומטים חוסכים לארגונים רבים כסף רב ובנוסף שחיקה של ההון האינושי מפעולות טרחניות.

הגישה שלי לגבי אוטומציות עסקיות היא יעול תהליכי עבודה טרחניים ופעולות סיזיפיות ושמירת המשאב האינושי לפיתוח, חשיבה, יצירתיות.

לדוגמא:

ארגון מסויים שאינו עובד עם אוטומציה:

הארגון מקבל לתיבת המייל ליד ממשרד הפרסום או סוכנות הדיגיטל שהוא עובד איתו. לאותו ארגון יש מערכת Customer relationship management – CRM (מערכת לניהול קשרי לקוחות) שכל ליד פקידת הקבלה צריכה לשאוב את הפרטים מהמייל ולהזין בצורה ידנית במערכת הCRM ולנווט את הפניה במערכת למחלקה המתאימה בארגון (מכירות, שירות לקוחות וכ״ו).

תחשבו עם מדובר בעשרות או מאות פניות ביום את כמות הזמן הנדרשת לאותה הפעולה.

ארגון מסויים שעובד עם אוטומציה:

הארגון מקבל לתיבת המייל את הליד, הליד בצורה אוטומטית מועבר למערכת הCRM ולפי נתיב הגעת הפניה וסיווג בטופס הפניה מועבר למחלקה המתאימה המקבלת התראה.

הרבה יותר פשוט – פחות טרחני – יותר יעיל

שמירת המשאב האינושי לדברים החשובים באמת

פעולות טרחניות המתייעלות באמצעות אוטומציה עסקית משאירות לעובדים זמן לחשוב, לפתח ולהתעסק בדברים התורמים הרבה יותר לארגון.

הזמן ליצירתיות, לפיתול המחלקות השונות, לקשרי לקוחות עמוקים ואישיים יותר. בנוסף הפעולות הסזיפיות הנמנעות פחות שוחקות את העובדים ושומרים על שביעות רצון גבוה יותר מהעבודה והרגשה של הגשמה עצמית ופיתוח.

תכירו את Integromat

אינטגרומנט בחרו להציג את עצמם כדבק של האינטרנט. מוצר ה (Saas (Software as a service בעצם יודע לחבר בין מידע של תוכנות ואפליקציות שונות בענן.

איך זה עובד?

בשביל הדוגמא ניקח את הסיטואציה הפשוטה ביותר ונבין דרכה את 3 מונחים חשובים בכל תוכנת אוטומציה

1. תרחישים (scenarios) – מה מטרת האוטומציה
2. טריגר – הפעולה שצריכה לקרות בכדי להתקדם לשלב הבא
3. אקשן – הפעולה שקוראת בעקבות הפעלת הטריגר

אם נחזור לדוגמת קבל הליד למייל:

1. התרחיש – מעבר של ליד מהמייל למערכת CRM
2. טריגר – קבלת מייל עם הכותרת ״ליד חדש״ ותפיסת השדות של הפרטים ונתיב הגעה
3. אקשן – פתיחת ליד במערכת הCRM, מילוי התיבות לפי הסדר והעברת הפניה למחלקה לפי נתיב הגעה

זוהי אוטומציה עסקית פשוטה מאוד אשר מורכבת מ2 רכיבים אך המערכת יודעת לייצר אוטומציות ארוכות ומורכבות.

איך מכניסים אוטומציה עסקית לארגון?

בכדי להבין איך לייצר תהליכים חכמים ואוטומטיים בארגון עלינו להכיר את האפשרויות השונות במערכות האוטומציה (עם איזה תוכנות ענן הם עובדות, איזה אפשרויות התוכנות ענן איפשרו להם גישה (גישה למערכת הפתוחה של תוכנות ענן נקראת API (ממשק תכנות נתונים).

לאחר מכן יש להתבונן בתהליכי עבודה אשר חוזרים על עצמם ולחשוב איך אפשר ליעל אותם באמצעות האוטומציה. מה מהתהליך יכול להיות באוטומציה מלאה ומה בתהליך חייב ״מגע אדם״ והתייחסות מצוות העובדים.

התחום התפתח רבות בשנים האחרונות וישנם חברות ואנשים רבים שהתמקצעו ויודעים לתת שירות לארגונים ולפתח תהליכי אוטומציה עסקית הנבנים ומותאמים לצרכי הארגון.

בחרתי להתיחס לאינטגרומנט אך קיימים תוכנות רבות בתחום המתחרה המובילה היא Zapier

לסיכום:

ליצירת תהליכי אוטומציה לעסקים וארגונים יש המון יתרונות אך עם זאת אני לא חושב שזה צריך לבוא במקום המשאב האינושי אלא החלפת הפעולות הסזיפיות והטרחניות לתהליכים אשר לא ישחקו את המשאב האינושי וישאירו מקום למכירות, פיתוח מחלקות, שירות, חשיבה ויצירתיות.

רוצים להתחיל לשחק עם Integromat מוזמנים לרכוש את המסלול המתאים לכם